برای خرید دستگاه کپی کارآمد متناسب با حوزه کاریتان دانستن دسته‌بندی‌های قالب بر این وسیله الزامی است.
خرید دستگاه کپی امروزه در صنعت چاپ و کپی برای تولید و تکثیر اسناد و مدارک یک رویکرد جدی است. ولی خرید و استفاده از یک دستگاه کپی کیفی و قابل‌اعتماد بسیار مهم است. بدین ترتیب در هنگام خرید دستگاه کپی (فتوکپی) برخی از عوامل باید موردتوجه قرار گیرند. اولین مورد، نیازهای شما است. بررسی کنید که آیا به این دستگاه صرفاً برای چاپ سند نیاز دارید یا به عملکردهای دیگری مانند اسکن یا فکس نیز احتیاج پیدا خواهید کرد. همچنین حجم چاپ خود را مشخص کنید.
اگر یک شرکت بزرگ با نیاز به چاپ فراوان هستید، یک دستگاه کپی صنعتی مناسب‌تر است. قیمت و نگهداری دستگاه کپی نیز باید مدنظر قرار گیرند. انتخاب یک دستگاه کپی باقیمت مناسب و قابلیت‌های موردنظر بهترین گزینه است. مرکز فروش و خدمات تخصصی انواع لوازم اداری آوا فرهنگ آریا با انبوهی از مدل‌های مختلف دستگاه کپی شرایط بهینه‌ای را برای یک خرید بر اساس معیارهایتان فراهم ساخته است.
بررسی نکات مهم در زمان خرید دستگاه کپی:
در زمان خرید دستگاه کپی علاوه بر اینکه بهتر است، از وجود گارانتی و پشتیبانی مطمئن شوید و برآورد هزینه‌های نگهداری و نیازهایتان را مدنظر آورید. بسیاری نکات مهم دیگر را نیز باید ملاک انتخاب خود قرار دهید. در ادامه به مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم.
اولین نکته: شرکت تولیدکننده
میزان اعتبار جهانی یک برند، تعداد آپشن‌های موجود در محصولاتش، مقدار فروش سالانه، تعهدات آن برند نسبت به قوانین، وجود پشتیبانی مناسب و بازرسی‌های دوره‌ای را برای انتخاب یک برند معتبر مدنظر قرار دهید. امروزه برندهایی مانند شارپ، توشیبا، زیراکس و کانن در حوزه تولید دستگاه کپی در رأس توجه قرار دارند.
دومین نکته: شناخت انواع مختلف دستگاه کپی
تا انواع مختلف دستگاه کپی را نشناسید، چگونه بهترین نوع را با نیازتان یافته و انتخاب کنید. برای خرید دستگاه کپی کارآمد متناسب با حوزه کاریتان دانستن دسته‌بندی‌های قالب بر این وسیله الزامی است. در حال حاضر دستگاه کپی در انواع مدل‌های استاندارد سیاه‌وسفید، رنگی، تحت شبکه، چندمنظوره (چاپ، نمابر، اسکن)، پرینتر باقابلیت کپی، رومیزی و ایستاده عرضه می‌شود.
سومین نکته: ویژگی‌های کاربردی
با پیشرفت‌های وسیع در حوزه تولید دستگاه‌های کپی این ابزارها آپشن‌های ویژه‌ای را به خود افزوده‌اند که برای کاربران حرفه‌ای بسیاری کاربردی به نظر می‌رسند. ویژگی‌های مانند چاپ دورو، تعدد اتصالات و رم داخلی قدرتمند از این موارد هستند. البته وجود نمایشگرLCD، امکان بزرگ‌نمایی، حداقل زمان گرم شدن و وجود اسکن نیز از این موارد به شمار می‌روند. البته بسیاری از دستگاه‌های کپی امکان تغییر سایز تصاویر قبل از کپی، مرتب کننده کاغذ، منگنه کن یا سوراخ‌کن را نیز دارند که به‌راستی این دستگاه را تجهیز ساخته‌اند.
چهارمین نکته: ابعاد کاغذ و ظرفیت سینی
فقط تعداد محدودی از پرینترها توانایی پوشش انواع کاغذها با ابعاد مختلف رادارند. بلکه اکثر آن‌ها فقط از اندازه رایجA3پشتیبانی می‌کنند. اگر در صنعت شما کاغذهایی با ابعاد دیگر مورداستفاده است در زمان خرید دستگاه کپی این موضوع را در نظر داشته باشید. ظرفیت سینی نیز در ماکسیمم 1850 و در مینیمم 350 عدد کاغذ بوده که این موضوع با ابعاد دستگاه در ارتباط است.
پنجمین نکته: کیفیت و سرعت چاپ
برای رسیدن به چاپ‌هایی باکیفیت سعی کنید، دستگاه شما دارایDPIبالاتری باشد. در این صورت کیفیت و وضوح چاپ بهتری را دریافت می‌کنید.DPIنماد رزولوشن دستگاه و نشانی بر عملکرد آن در زمان چاپ دارد. ولی سرعت دستگاه را با نمادPPMبه نمایش می‌گذارند. غالباً دستگاه‌های کپی در کلاس‌های مختلف سرعت‌های متفاوتی را عرضه می‌کنند که 45 برگ در دقیقه بهترین نوع و 25 عدد در سطح متوسط بهره‌وری است.
ششمین نکته: هزینه‌های مربوط به دستگاه
هزینه‌های مربوط به دستگاه نیز باید موردبررسی قرار گیرند. قیمت خرید دستگاه کپی در کنار هزینه‌های دیگری مانند هزینه‌های چاپ، هزینه‌های نگهداری و تعمیرات و هزینه‌های مصرف انرژی، همه باید در نظر گرفته شوند. بررسی کنید که آیا دستگاه انتخابی شما قابلیت صرفه‌جویی در این هزینه‌ها را دارد یا خیر.
هفتمین نکته: سیستم ایمنی و رمز عبور
وجود سیستم ایمنی و رمز عبور نیز بسیار مهم است. اگر شما اسناد مهمی را در دستگاه، کپی می‌کنید، قابلیت‌های امنیتی برای حفظ و حراست از سندها بسیار مهم و حیاتی است. بررسی کنید که آیا دستگاه دارای قفل باقابلیت کدگذاری است. همچنین آیا دستگاه قابلیت حذف اسناد پس از چاپ را دارد، بدین ترتیب امنیت اسناد شما خصوصاً در مکان‌های پر کاربر بیشتر حفظ خواهد شد.